経費にできるもの・できないものの判断基準をわかりやすく解説

「これって経費になるの？」

個人事業主や中小企業の経営者から、会計事務所にもっとも多く寄せられる質問のひとつです。経費の範囲を正しく理解すると、無駄な税金を払わずに済みます。一方で、経費にならないものを計上してしまうと、税務調査でトラブルになることも。

今回は、経費の判断基準をわかりやすく解説します。

そもそも「経費」とは何か？

経費とは「事業のために使ったお金」のことです。

もう少し正確に言うと、「売上を得るために必要な支出」が経費として認められます。この「事業との関連性」が、経費かどうかを判断する一番の基準です。

金額の大小は関係ありません。1,000円でも事業に関係なければ経費にはなりませんし、10万円でも事業に必要なものであれば経費になります。

経費にできるものの例

経費として認められる主なものをご紹介します。

経費にできないものの例

グレーゾーンは「家事按分」で対応する

自宅で仕事をしている場合、家賃・電気代・インターネット代などは「仕事にもプライベートにも使っている」という状況になります。このような場合は「家事按分（かじあんぶん）」という方法で、使用割合に応じて経費計上できます。

たとえば、自宅の家賃が月10万円で、仕事に使っている部屋が全体の30%の広さであれば、3万円を経費として計上できます。

按分割合は合理的であれば問題ありませんが、あまりに高い割合にすると税務調査で指摘される可能性があります。一般的には50%以下が目安です。

経費計上で大切な3つのポイント

① 領収書・レシートを必ず保管する
経費として認められるには、支出の証拠が必要です。領収書やレシートは7年間の保管義務があります。最近はスマホで撮影して電子保存することも認められています。

② 事業との関連性を説明できるようにする
税務調査では「これはなぜ経費にしたのか」と聞かれることがあります。「この食事代は〇〇さんとの打ち合わせのため」など、理由を説明できるようにメモを残しておくと安心です。

③ プライベートとの混在に注意する
「なんとなく経費にしてしまう」のが一番危険です。少しでも迷ったときは、会計事務所や税理士に相談することをおすすめします。

まとめ

経費の基本的な判断基準は「事業のために必要な支出かどうか」です。迷ったときはこの基準に立ち返ってみてください。

正しく経費を計上することで、余分な税金を払わずに済み、手元に残るお金を増やすことができます。「これは経費になるの？」と思ったら、ぜひ気軽にご相談ください！