「経費で使ったのに領収書をなくしてしまった」——よくあることですが、あきらめる必要はありません。領収書を紛失しても、支払の事実、金額、相手先、事業との関係をほかの資料で確認できれば、経費として認められる可能性があります。ただし、領収書がないだけで自動的に経費にできるわけではありません。この記事では、領収書を紛失した場合の対処法をわかりやすく解説します。
領収書がなくても経費にできる場合がある
経費として認められるために本当に必要なのは「領収書そのもの」ではなく、その支出が事業のために実際にあったことを確認できることです。領収書はその証拠の一つにすぎません。まず領収書の再発行・再ダウンロードができないか確認しましょう。
領収書の代わりになるもの
クレジットカード明細や銀行の記録は、支払先と金額の証拠にはなりますが、購入内容や事業目的まで確認できないことがあります。請求書、注文履歴、メール、納品書などと組み合わせて保存しましょう。なお、カード会社が発行する利用明細と、店舗が発行するレシート・利用明細は別物です。
- クレジットカードの利用明細（購入内容を示す資料と合わせて保存）
- 銀行口座の振込・引落の記録
- レシート（領収書と同等に有効）
- メール・注文確認画面・注文履歴（ネット購入の場合）
- 請求書・納品書
何も残っていない場合：出金伝票
領収書もレシートも明細もない場合は、「出金伝票」を自分で作成して記録します。ただし、出金伝票は自分で作成する内部記録であり、それだけで支払の事実を証明できるとは限りません。できるだけ、訪問記録、参加案内、香典袋の控え、交通経路、業務日報など、第三者が確認できる資料と一緒に保存します。
出金伝票には次の項目を記載しましょう。
- 支払日
- 支払先
- 金額
- 支払内容
- 事業との関係・参加者
- 領収書がない理由
- 作成日
「領収書が出ない支出」の具体的な記録方法
- 交通費（電車・バス）：日付、経路、訪問先、目的を交通費精算書などに記録
- 香典・祝い金：案内状、メール、香典袋の控え、相手との事業関係を保存。なお、個人的な冠婚葬祭費は経費になりません。取引先などとの事業上の関係が必要です
- 自動販売機：日付、場所、金額、購入目的、同席者を記録
- 券売機・コインパーキング：利用証明書や精算記録が出る場合は保存
消費税の仕入税額控除には注意が必要
所得税や法人税では、領収書以外の資料によって事業上の支出を確認できれば、経費として認められる場合があります。
一方、消費税の仕入税額控除を受けるには、原則として帳簿と適格請求書等の保存が必要です。クレジットカードの利用明細や自作の出金伝票だけでは、適格請求書の代わりにならないことがあります。
なお、公共交通機関など適格請求書の保存が免除される取引や、一定規模以下の事業者に対する少額特例もあります。消費税の申告をしている事業者は、所得税・法人税上の経費処理とは分けて確認しましょう。
電子取引データの保存
ネット通販の請求書やメール、PDFの領収書などを電子データで受け取った場合は、電子帳簿保存法に従い、原則として電子データのまま保存する必要があります。画面を確認するだけで終わらせず、後から検索・確認できる状態で保存しましょう。
注意点
- 出金伝票はあくまで補助的な手段。多用すると税務調査で疑われやすい
- 再発行できるもの（公共料金など）は再発行を依頼する
- 日頃から領収書・レシートを保管する習慣をつける
まとめ
- 領収書をなくしても、ほかの資料から支払内容と事業との関係を確認できれば、経費として認められる場合がある
- カード明細や銀行記録だけでなく、注文履歴・請求書・メールなども保存する
- 出金伝票は補助資料であり、それだけで支払を証明できるとは限らない
- 領収書を再発行・再ダウンロードできないか先に確認する
- 消費税の仕入税額控除には、原則として適格請求書等の保存が必要
- 電子データで受け取った領収書等は、原則として電子データのまま保存する
間違いに気づいたら放置せず、日頃から証拠を残す習慣が大切です。判断に迷う場合は税理士に相談するのが確実です。
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