確定申告や決算が終わった後の領収書・請求書・帳簿は、何年保存すればよいのでしょうか。保存期間は「個人か法人か」「青色か白色か」「書類の種類」によって異なります。この記事では、領収書・帳簿の保存期間を整理し、いつから数えるのか、電子データの注意点までわかりやすく解説します。
まず結論｜迷ったらこの年数
| 実務上おすすめの保存年数 | |
|---|---|
| 個人事業主 | 7年 |
| 法人 | 10年 |
書類の種類ごとに5年・7年・10年と分けて管理するのは、かえって手間がかかりミスも起きやすくなります。いちばん長い年数に合わせて一括保存するのが現実的です。以下、根拠となるルールを整理します。
法人は原則7年（赤字を繰り越すなら10年）
法人の帳簿書類（総勘定元帳・仕訳帳・領収書・請求書・契約書など）の保存期間は原則7年です。ただし、青色申告書を提出した事業年度で欠損金（赤字）が生じた場合、その事業年度の帳簿書類は10年保存が必要です。赤字年度がある法人は、実務上「すべて10年保存」に統一しておくと安全です。
個人事業主の保存期間
| 区分 | 書類 | 保存期間 |
|---|---|---|
| 青色申告 | 帳簿（仕訳帳・総勘定元帳など） | 7年 |
| 決算関係書類・現金預金の取引関係書類（領収書・預金通帳など） | 7年 | |
| その他の書類（請求書・見積書・納品書など） | 5年 | |
| 白色申告 | 収入・経費を記載した帳簿（法定帳簿） | 7年 |
| その他の帳簿・書類 | 5年 |
細かく分けるのが面倒な場合は、「帳簿も書類もまとめて7年保存」としておけば迷いません。なお、消費税の課税事業者が仕入税額控除を受けるための請求書等（インボイス）は7年保存が必要です。
また、個人事業主で純損失（赤字）を繰り越している場合も、その年の帳簿書類は繰越期間を通じて保存しておく必要があります。この点でも「一律7年」が安全です。
保存期間はいつから数える？
保存期間は、書類を作成した日からではなく、その年の確定申告期限（法人は申告期限）の翌日から数えます。たとえば令和7年分（2025年分）の領収書なら、所得税の申告期限は令和8年3月16日（月）です（3月15日が日曜日のため）。この場合、保存期間はその翌日から数え、7年保存なら令和15年（2033年）3月16日まで保存するイメージです。土日祝の関係で申告期限が3月15日からずれる年もあるため、実際の申告期限を確認しておきましょう。「もう古いから」と年数を数え間違えて処分しないよう注意が必要です。
実質的には「取引した年から数えて8年分」が手元に残る計算になります。年に1回、年度単位の箱やフォルダごと処分する運用にしておくと管理が楽です。
電子取引データは「電子のまま」保存が義務
まず前提として、紙で受け取った領収書や請求書は、原則として紙のまま保存できます。一定の要件を満たせばスキャンして電子保存（スキャナ保存）することもできますが、これは任意であり、すべてスキャンしなければいけないわけではありません。
一方、メールやWebサイトからダウンロードした請求書・領収書（Amazonの領収書、クラウドサービスの請求書など）は、電子帳簿保存法により紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存する義務があります。保存期間は紙の書類と同じです。詳しくは「請求書・領収書は紙で保存してもいい？」の記事で解説しています。
| 受け取り方 | 保存方法 |
|---|---|
| 紙で受け取った | 紙のまま保存でOK（スキャナ保存は任意） |
| メール添付・Webからダウンロード | 電子データのまま保存（義務） |
| ネット通販の購入履歴画面 | PDF等でダウンロードして電子保存 |
電子取引データの保存には、「日付・金額・取引先」で検索できる状態にすることが求められます。小規模な事業者向けには要件が緩和される措置もありますが、最低限、ファイル名を「20260818_50000_○○商事.pdf」のように統一しておくと安心です。
発行した側の控えも保存が必要
受け取った書類だけでなく、自分が発行した請求書・領収書の控えも保存対象です。インボイス制度では、買手側は仕入税額控除を受けるために帳簿と適格請求書等の保存が必要ですが、売手側のインボイス発行事業者にも、交付した適格請求書の写しを7年間保存する義務があります。会計ソフトや請求書ソフトで発行している場合は、そのデータが控えになります。
税法以外の保存期間にも注意
会社の場合、税法だけでなく他の法律でも保存期間が定められています。
| 書類 | 保存期間 | 根拠 |
|---|---|---|
| 計算書類（決算書）・会計帳簿 | 10年 | 会社法 |
| 労働者名簿・賃金台帳・出勤簿 | 5年（当分の間3年） | 労働基準法 |
| 雇用保険の被保険者に関する書類 | 4年 | 雇用保険法 |
会社法では会計帳簿・決算書の保存期間が10年とされています。法人が「10年保存」を基本にすべき理由はここにもあります。
よくある質問
レシートが薄くなって読めなくなったら？
感熱紙のレシートは数年で消えてしまうことがあります。コピーを取るか、スキャン・写真で残すのが実務的です。原本と一緒に保存しておきましょう。
廃業したら処分してよいですか？
いいえ。廃業後も保存義務は残ります。廃業年分の申告期限から起算した期間が経過するまで保管してください。
保存していないとどうなりますか？
経費や仕入税額控除が否認されるおそれがあります。特に消費税は、帳簿と請求書等の保存が控除の要件とされているため、書類がないと控除そのものが認められません。また、青色申告の取消事由になる可能性もあります。
まとめ
- 法人は原則7年、赤字を繰り越すなら10年（会社法でも10年）
- 個人は帳簿7年、書類は5〜7年。迷ったら7年
- 起算日は申告期限の翌日（作成日ではない）
- メール・Webで受け取ったものは電子データのまま保存が義務
- 自分が発行した控えも保存対象
保存期間は「法人は7年（赤字繰越なら10年）」「個人は青色・白色とも帳簿7年、書類は5〜7年」が基本で、起算日は申告期限の翌日です。迷ったら個人は7年・法人は10年で統一し、電子取引データは電子のまま保存しましょう。税務調査で書類を提示できないと、経費や仕入税額控除が否認されるリスクがあります。
参考資料
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